DAFTAR PERTANYAAN DAN JAWABAN TERKAIT E-PPID DAN PELAYANAN INFORMASI SECARA UMUM DI KPU RI.
Profil PPID KPU Republik Indonesia
1. Apakah PPID itu?
PPID adalah Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di lingkungan KPU Republik Indonesia
2. Bagaimana sejarah pembentukan PPID di lingkungan KPU Republik Indonesia?
Setelah terbitnya Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yang diberlakukan pada bulan April 2010, Komisi Pemilihan Umum (KPU) segeramengeluarkan Peraturan Komisi Pemilihan Umum (PKPU) Nomor 23 Tahun 2010 tentang Pedoman Implementasi Keterbukaan Informasi Publik di Lingkungan KPU. Pada tahun yang sama, KPU juga menerbitkan Standar Prosedur Operasional Layanan Data dan Informasi.
Selanjutnya, sejak Agustus tahun 2014 sampai dengan tahun ini, untuk meningkatkan pelayanan dan pengelolaan keterbukaan informasi publik, KPU RI menjalin kerjasama dengan Indonesian Parliametary Center (IPC).Secara umum, kegiatan yang dilakukan antara IPC dan KPU, untuk empat tujuan:
a. Membangun kesadaran tentang hak atas informasi publik;
b. Membangun pengetahuan dan pemahaman tentang keterbukaan informasi publik;
c. Membangun keterampilan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik, mulai dari penyusuan Daftar Informasi Publik, pelayanan informasi, hingga bersidang di Komisi Informasi; dan
d. Membangun keterampilan sebagai fasilitator pelatihan keterbukaan informasi publik.
Saat ini, KPU telah mengalami kemajuan pesat dalam implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik, diantaranya:
a. merevisi PKPU dan SOP sebelumnya dengan menerbitkan beberaparegulasi, yaitu:
1) PKPU Nomor 1 Tahun 2015 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi di Lingkungan KPU (27 Maret 2015);
2) Keputusan KPU Nomor 87/Kpts/KPU/Tahun 2015 tentang Struktur PPID Di Lingkungan KPU (30 April 2015);
3) Keputusan KPU Nomor 88/Kpts/KPU/Tahun 2015 tentang SOP Pengelolaan dan Pelayanan Informasi (30 April 2015);
4) KPU RI telah membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) beserta strukturnya, pada April 2015.
b. saat ini seluruh KPU Provinsi di Idonesia telah membentuk PPID.
c. melakukan pelatihan pengelolaan dan pelayanan informasi pada seluruh satker KPU Provinsi/Kabupaten/Kota. Saat ini KPU telah memiliki setidakya 14 trainer untuk bidang Keterbukaan Informasi Publik.
d. membuat Laporan Tahunan Pelayanan Informasi dan disampaikan pada Komisi Informasi.
e. membentuk loket pelayanan informasi, dan
f. pembenahan dalam proses pengelolaan dan pelayanan informasi sehingga KPU RI mendapatkan berbagai testimoni positif dari publik.
g. mengembangkan pelayanan informasi publik secara onlie melalui e-PPID.
Haparan KPU, publik selalu hadir memberikan saran-saran untuk perbaikan pelayanan informasi publik di KPU ini. Semoga ke depan, KPU menjadi badan publik yang semakin terbuka dan akuntabel.
3. Bagaimana Struktur PPID di lingkungan KPU Republik Indonesia?
Pembina :
Ketua dan Anggota KPU
Tim Pertimbangan :
1. Anggota KPU yang membidangi sosialisasi, pendidikan pemilih, dan partisipasi masyarakat
2. Anggota KPU yang membidangi data dan informasi
3. Sekretaris Jenderal
4. Para Kepala biro dan Inspektur
Atasan PPID :
Sekretaris Jenderal
PPID :
Wakil Kepala Biro Teknis dan Hupmas
Tim Penghubung :
Pejabat yang ditetapkan pada masing-masing Biro dan Inspektorat pada Sekretariat Jenderal KPU RI
Desk Pelayanan :
Kepala Bagian pada Biro Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat
Pemohon Informasi
1. Siapa yang dapat mengajukan permohonan informasi publik melalui e-PPID?
Setiap warga negara dan/atau badan hukum Indonesia sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Apakah Warga Negara Asing dapat meminta informasi melalui e-PPID?
Pada dasarnya informasi yang bersifat terbuka dan telah diumumkan dapat diakses oleh siapa saja, termasuk warga negara asing. Adapun informasi yang terbuka namun tidak diumumkan (tersedia setiap saat), maka KPU akan menanyakan secara detil alasan permintaan tersebut.
3. Apakah publik dapat mengajukan permohonan informasi kepada PPID KPU RI tentang KPU di provinsi dan kabupaten/kota?
KPU RI akan mengarahkan pemohon untuk mengajukan permohonan informasi kepada KPU setempat. Selain melalui e-PPID, publik juga dapat mengajukan melalui email, telepon, fax, atau datang langsung. Jika terdapat kendala teknis, KPU RI dapat membantu mengkomunikasikannya kepada KPU provinsi dan kabupaten/kota yang bersangkutan.
Tata Cara Mengajukan Permohonan Informasi
1. Bagaimana cara mengajukan permohonan informasi melalui e-PPID KPU RI?
a. melakukan registrasi Pemohon terlebih dahulu pada aplikasi PPID KPU Republik Indonesia melalui menu Permohonan Informasi, sub-menu Registrasi Pemohon;
b. melengkapi kolom yang telah disediakan dan melampirkan dokumen pendukung yang dipersyaratkan;
c. apabila data Pemohon sudah lengkap, Pemohon akan menerima email konfirmasi dari PPID, bahwa pemohon sudah terdaftar dan telah bisa mengajukan permohonan informasi.
2. Selain melalui e-PPID, adakah cara lain untuk mendapatkan informasi publik dari KPU RI?
Prinsip dasarnya, informasi publik adalah hak publik. Karena itu, KPU berupaya agar hak ini dapat dilayani dengan mudah, cepat dan dengan cara yang sederhana. Cara mendapatkan informasi publik tersebut ada dua, yaitu:
a. melalui pengumuman atau publikasi yang dilakukan KPU baik secaraonline(situs dan media sosial),offline(papan pengumuman), maupun elektronik (televisi dan radio); dan
b. melalui permohonan informasi, baik secara langsung (tatap muka dan telepon) atau secara tidak langsung, baik melalui surat, email, fax, dan/atau melalui e-PPID.
3. Bagaimana mekanisme pemberian tanggapan PPID atas permohonan informasi publik melalui e-PPID?
Tanggapan atas permohonan informasi publik akan disampaikan melalui e-mail Pemohon informasi yang dipergunakan saat registrasi.
4. Sebelum mengajukan permohonan melalui e-PPID, apa yang perlu diperhatikan pemohon?
a. pastikan apakah informasi yang diminta telah diumumkan pada situs KPU. Jika ya, maka publik dapat melihat atau mengunduhnya tanpa mengajukan permohonan;
b. jika Pemohon memang ingin mendapatkan dalam bentuk cetak dari KPU, biaya copy dokumen tersebut akan ditanggung pemohon;
c. pastikan nomor kontak (telepon/HP) atau alamat yang diberikan kepada KPU adalah nomor kontak dan alamat yang benar.
4. Jika Pemohon tidak mengetahui nama dokumen, apa yang dituliskan pada kolom e-PPID tersebut?
Jika Pemohon mengetahui nama dokumen termasuk bulan dan tahunnya, mohon disampaikan atau dituliskan secara lengkap. Namun, jika pemohon tidak mengetahui, silakan disampaikan/dituliskan poin-poin informasi yang diminta. Petugas KPU akan menghubungi pemohon untuk memastikan subjek informasi yang diminta.
5. Apa tujuan adanya syarat identitas diri dalam permohonan informasi?
a. merupakan ketentuan yang diatur dalam Undang-Unang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
b. untuk memudahkan KPU dalam mengonfirmasi atau memberikan informasi kepada Pemohon, mengingat jumlah Pemohon informasi ini cukup banyak;
c. sebagai bahan laporan pelayanan informasi kepada Komisi Informasi;
d. untuk melindungi kepentingan Pemohon ketika akan mengajukan keberatan atau gugatan di Komisi Informasi.
6. Mengapa pemohon perlu mencantumkan alasan permohonan informasi?
Selain perintah Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informsi Publik, Bagi KPU, ada dua manfaat di balik pencantuman alasan pada permohonan informasi. Pertama, untuk mempermudah petugas mencarikan informasi yang diminta oleh Pemohon secara tepat. Kedua, untuk mengindentifikasi informasi apa saja yang menjadi kebutuhan publik. Dengan demikian, KPU perlu menyajikannya dalam kemasan, format, atau gaya bahasa yang mudah dipahami dan diolah publik.
7. Jika informasi yang diminta sebenarnya wajib diumumkan, apakah tetap diperlukan alasan?
Untuk informasi publik yang wajib diumumkan baik secara berkala maupun serta-merta, dan telah diumumkan KPU melalui situs KPU, maka KPU akan mengarahkan Pemohon agar langsung membaca atau mengunduh pada laman KPU. Terkait hal ini tidak diperlukan alasan.
8. Meskipun telah diumumkan, apakah publik tetap dapat meminta informasi kepada KPU dalam bentuk tercetak?
Ya. Pemohon informasi dapat meminta data/informasi dalam bentuk cetak(printout), meskipun telah diumumkan pada laman KPU.
9. Dalam kasus di atas, apakah diperlukan alasan permohonan informasi?
Untuk semua permohonan informasi kepada PPID KPU, diperlukan penyampaian alasan dalam rangka memenuhi amanat undang-undang dan untuk kebutuhan KPU sebagaimana penjelasan sebelumnya.
10. Jika sebuah informasi tidak disediakan pada e-PPID, apakah berarti informasi tersebut rahasia?
Jika sebuah informasi tidak tersedia pada e-PPID, terdapat beberapa penjelasan, sebagai berikut:
a. informasi tersebut bersifat rahasia (informasi yang dikecualikan);
b. informasi tersebut bersifat terbuka tetapi tidak wajib diumumkan;
c. informasi tersebut termasuk klasifikasi informasi yang wajib tersedia setiap saat, sehingga tidak wajib untuk diumumkan. Meskipun tidak wajib, namun KPU mengumumkan sebagian informasi tersebut;
d. informasi tersebut kemungkinan masih dalam proses pendokumentasian; dan
e. dokumen tersebut tidak berada di bawah penguasaan atau kewenangan KPU.
Biaya dan Jadwal Pelayanan Informasi
1. Berapa biaya yang diperlukan untuk memperoleh informasi di PPID KPU RI?
a. layanan informasi di PPID KPU RI tidak dipungut biaya / gratis (dokumen akan diberikan dalam format softcopy);
b. dalam hal terdapat biaya terkait dengan penggandaan dan pengiriman dokumen yang akan diberikan kepada Pemohon informasi, biaya tersebut dibebankan kepada Pemohon informasi.
2. Kapan jadwal pelayanan informasi secara langsung, baik melalui tatap muka dan telepon, atau chat massanger via whatssap?
Setiap hari kerja, pukul 08.00 - 16.00 WIB